אחת העצות החשובות שאני יכול לתת לרוכשי דירות היא להפסיק לבזבז ולהתיש את כוחותיהם ואת זמנם בהמתנות ארוכות למענה טלפוני במחלקת שירות הלקוחות של הקבלן, ובניסיונות נואשים לשכנע את נציגי הקבלן לתאם מועד נראה לעין לתיקון אפקטיבי ומקצועי של הליקויים בדירתם.
שכן, לא רק שיש סיכוי גדול שמדובר בהשקעה חסרת תוחלת וחסרת תועלת לחלוטין, אלא שיש בכך גם סיכון משמעותי מאוד שתאבדו באופן סופי ומוחלט את זכותכם לדרוש מהקבלן לתקן את הליקויים או לשלם לכם פיצוי כספי בגינם.
במקום זאת, עליכם לאמץ דפוס עבודה שונה לחלוטין, אך פשוט למדי: לפנות לקבלן בכתב ובדרכים שניתנות לתיעוד, בין אם זה מדובר במשלוח מכתב בפקסימיליה, בדואר רשום או בדואר אלקטרוני. העיקר הוא שיהיה תיעוד לגבי משלוח המכתב למשרדי החברה הקבלנית. ככל שאין מענה מצד הקבלן, השתדלו לשלוח לו מכתב תזכורת כעבור מס' שבועות בודדים.
בפניותיכם בכתב פרטו את האפשרויות ליצור אתכם קשר, לרבות לצורך קבלת תשובה בכתב מהקבלן. אין כל סיבה שלא לבקש מהקבלן לשלוח לכם מענה ולערוך תיאום לגבי מועדי תיקונים בדירתכם באמצעות הדואר האלקטרוני האישי שלכם, בין אם זה הפרטי ובין אם זה של העבודה.
הלכה למעשה חשוב שתבינו, כי מכתב אחד ששליחתו לקבלן מתועדת, שווה מבחינה משפטית פי כמה וכמה מעשרות שיחות טלפונית שתנהלו עם נציגי הקבלן, לעתים קרובות שיחות שאין להן שום תועלת נראית לעין.
היבט נוסף נוגע לתזמון של משלוח המכתב שבו מפורטים הליקויים השונים לקבלן. כעיקרון חשוב מאוד לשלוח את המכתב הראשון לקבלן, ככל האפשר בטרם תחלוף שנה אחת ממועד קבלת המפתחות לדירה. מומלץ מאוד לשלוח המכתב הראשון לקבלן אודות הליקויים שנמצאו בדירה במהלך השנה הראשונה ("שנת הבדק") אף אם לדעתכם עשויים להתגלות בהמשך ליקויים נוספים בדירה.